Тайм-менеджмент

Что делать, чтобы всё успевать

Приемы на каждый день, позволяющие
использовать время эффективно.

Автор: Галия Бердникова, бизнесвумен, основатель портала womenbz.ru
Пункт №1
Избегайте бесполезных встреч
Я стараюсь избегать всех встреч/собраний/совещаний, которых только можно избежать. Встречи я провожу только для мозговых штурмов и каких-то стратегических решений.

Почему встречи – это плохо? Чаще всего они воспринимаются как «обсуждение» вопросов. Признайтесь, вам ведь просто хочется поболтать!;) Обсуждения могут затягиваться на часы! Как говорится, «с толстяком время летит незаметно».

А решение в итоге принимаете все равно вы, либо человек, ответственный за это. И встречи/собрания больше похожи на какие-то оправдания и объяснения причины «я сделала это, потому что человек 1 сказал человеку 2, что человек 3…» , «задача не выполнена, потому что»… Все это ненужная фигня!
Всю необходимую информацию вы можете получить в письменном виде и обработать в удобное время: пока стоите в пробке, едете в метро, ждете в автосалоне свою новую машину!
Галия Бердникова
1. Если нужно собрать все доводы и истории, просите сделать это заранее в письменном виде. Поверьте, «воды» и спеси поубавится. Вы ознакомитесь с информацией гораздо быстрее.

2. Попросите ответственное лицо составить план собрания и изложить план решений в письменном виде и отправить вам до собрания. Чаще всего решение будет найдено уже в этом письме, ведь человек внимательно подумал над проблемой, разобрался с ней, а не переложил решение на «по ходу встречи». И встреча просто не потребуется!

И не нужно слушать объяснения, почему человек собрался уволиться или про какие-то еще проблемы. Знаю, что как бы культурно говорить об этом при встрече! Но вам должно хватить того, что человек изъявил желание встретиться, чтобы все обосновать. Значит, культурный и ответственный;) Но вот принять информацию вы можете все также в письменном виде!

Я молчу про встречи с рекламными агентами и т.д. В общем, если бы я говорила «да» на все предложения встреч/собраний, то не вылазила бы с них день за днем. Применяйте на практике!
Пункт №2
Структурируйте задачи.
Используйте диаграмму Ганта
Всем известно то самое состояние, когда не знаешь, за что взяться: «Аааа! Сколько задач»! И начинаете перечислять все новые и новые задачи… Список будто бесконечен.

Однажды Наиль, директор моей школы в Ижевске, проиллюстрировал своей фразой это состояние: «Я встаю утром, начинаю думать о делах и о том, что нужно сделать сегодня… и руки опускаются».

Ну, и наверняка приступает он к выполнению задач только через час-полтора, когда вспомнит все то, что нужно сделать, и усилием воли прогонит «депрессивное настроение». В этой фразе сразу ряд ошибок. Если это состояние вам близко, вы понимаете, о чем я говорю – все, что напишу дальше, будет вам интересно.

Кстати, это ведь часть личного коучинга, которую я сейчас вам тут раскрою;)
Ошибка Наиля №1
Я встаю рано утром и думаю...
Стоп! Друзья, если вы хотите добиваться своих целей, вы должны знать НА МЕСЯЦ вперед, что вы должны сделать и в КАКОЙ день! Утром вы просто должны открыть табличку и увидеть те 2-3 основных дела, запланированных на сегодня.

Эта табличка мне безумно помогла открыть кафе за 40 дней. Честно, без нее я не справилась бы! А тогда несколько часов мозгового штурма… и «фигачили», не думая, что поделать бы.

Эту таблицу называют диаграммой Ганта. Ее можно составить в Exсel или Google Таблиицах. В первом столбце — задачи на месяц. Иногда у меня многоуровневые задачи. Основные направления находятся в первом столбике. Во втором – задачи. В третьем – подзадачи, но это уже прямо масштабно. Так вот, список задач в столбик. Сверху в линию пишите все даты с текущей на месяц вперед: 1 сентября, 2 сентября и так далее… Дальше вы отмечаете день для выполнения каждой задачи. Я обычно закрашиваю ячейки зелененьким – день выполнения задачи. Если задача пролонгирована, то ставлю зеленым дни выполнения, красным – дедлайн, срок готовности задачи.
Не стоит ставить 10 задач на день. Вы разрушите всю систему, ведь вы их не выполните. А переносить ничего нельзя. Дисциплина!
— Галия Бердникова
Сначала поставьте даты задач, которые привязаны по времени. Дальше раскидайте задачи равномерно на весь месяц. Желательно иметь не больше 2-3 задач на день… (вряд ли у вас их будет 90 на месяц, поэтому взять 2-3 в день – более, чем реально).

Итак. Ваш план на месяц готов! Все! Не нужно никаких мыслей с утра. Встали. Посмотрели на 3 задачи. Сели делать. День прошел – удаляем столбик с этой датой и выполненные задачи. И с удовольствием смотрим, как список тает и тает…

У меня не редко бывает такое, что за полмесяца задачи на месяц заканчиваются. Приходится таблицу делать заново.
Пункт №3
Не делайте того, что можно не делать. Делегируйте
Рассмотрим опять же на примере Наиля.
Ошибка Наиля №2
Я не знаю, как ВСЁ успеть
Дело в том, что Наилю как директору совсем не нужно делать ВСЕ… Среди всего в список входит перетаскивание стульев, столов, проекторов… Так успеха в бизнесе не добьешься.

Основная задача Наиля – развитие и улучшение фотошколы, качество продукта и продажи. Все. Тут работает правило, которым мне посоветовал воспользоваться Аяз Шабутдинов: «Просто не нужно делать то, что можно не делать». И отсюда все вытекающие по делегированию. У Наиля в команде есть прекрасный администратор по имени Алена, которой можно было поручить большинство задач, которые Наиль брал на себя.

Каждый раз, когда вы хотите взяться за задачу, подумайте: «Могу ли я этого НЕ делать? От этой задачи ЗАВИСИТ результат? Это ТО, чем Я должен заниматься»?

Вам сейчас будет смешно, кто-то скажет, что я совсем уж зазналась… Не знаю. Но в моей жизни это все теперь вплоть до мелочей. Например, когда я жила в Казани, моя помощница покупала мне расческу для волос и всякие бытовые штуки для стирки, а еще иногда привозила мне домой еду из «Свитера», потому что я не хотела тратить время на то,чтобы идти куда-то кушать. А вообще, личный помощник – это сила! Об этом я подробнее расскажу в следующий раз. А пока думаю, мысль ясна – делегируйте! Если некому – найдите кому, наймите этого человека.

Нет денег? Потому и нет, что еще не наняли!;)
Личный пример
История про трусы
Дней 5 назад у меня состоялся следующий диалог с моей личной помощницей:

Будешь где-нибудь – купи мне трусы.
Сколько штук?
6.
Ок.


Сказала и забыла. А в итоге получила трусы нужного размера, купленные в моем любимом магазине! Да и еще тех цветов, которые мне пришлись абсолютно по душе!

Одна фраза по ходу беседы и отличный молниеносный результат. Это был WOW-эффект даже для меня. Я бы добралась до магазина через неделю или скорее три! Да еще и в голове эта мысль вертелась бы все время.

Трусы трусами, а мораль такова:
Есть отличный способ избавиться от всей той тонны мелочей,
которые занимают нашу голову в то время, когда она должна
думать над действительно важными вещами!
— Галия Бердникова
Над задачами, которые приближают вас каждый день на шаг к вашим целям и к нужному результату. Действиями, которые приносят вам счастье и радость в жизни.

Гораздо приятнее жить круто без рутины с меньшими деньгами, чем с большими, но с кучей головняков, которые на самом деле в вашей жизни ничего не значат, правда?
Представьте себе ситуацию
У вас совсем нет дел
Вы понимаете, что здесь и сейчас ничем заниматься не нужно. Но при этом все работает! То есть дела двигаются, вопросы решаются, идет развитие бизнеса. Все дела по дому переданы и будут выполнены в ближайшее время. Рабочая РУТИНА закрывается без вас. Подождите, подождите. Вижу, вы откуда-то накопали еще кучку мелких дел. Вспомнили мой совет и спросили себя: «А действительно ли это важно? А могу ли я это не делать». И ответили себе: «Это не важно, это не влияет на результат. Могу не делать».

А теперь о самом главном. Нет задач! Что теперь?

Теперь вам, наконец, приходят в голову те самые идеи... важные идеи! Если бы вы сделали их, то ваша компания стала бы гораздо результативнее. Те самые глобальные идеи, которые болтались на задворках сознания. Под слоем мелких проблем и рутины. Идеи о том, как снизить издержки или как докрутить качество продукта. Или идеи о том, что действительно может принести вам счастье здесь и сейчас.

У вас появляется время задать себе самые важные вопросы себе: «А что еще я могу сделать ВАЖНОГО»?

И ведь не важно, о какой сфере идет речь. В бизнесе или в жизни. Это как смахнуть пыль с фотографии и увидеть ее во всех красках. Это бесценно!

Когда-то я в это не верила и не чувствовала, что подобное возможно и реально. Сейчас у меня несколько действующих бизнесов. Я нахожусь в Америке. И у меня свободный вечер. Я думаю, а что еще важного я могу сделать сегодня...
Напишите ваш комментарий