тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент. С чего начать

Почему планирование не работает.
Где искать резервы времени.

Автор: Мария Овсеец
Решив упорядочить свою жизнь, люди часто начинают с планирования. День за днем составляют списки дел и пытаются их выполнить.

Сколько раз вы делали это? А сколько раз планы были выполнены?
— Мария Овсеец
Дело в том, что правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования, а с учета времени. Спланировать день правильно новичку очень сложно. Если мы плохо представляем себе, сколько времени уходит на самые обычные дела, мы не сделаем наш день максимально эффективным.

Сколько времени вам понадобится, чтобы:
1. Быстро помыть и высушить голову?
2. Найти номер клиента, фамилию которого вы забыли?
3. Одним глазком заглянуть на новостной сайт, чтобы узнать, что происходит в мире?
4. Протереть лобовое стекло автомобиля?
5. Собрать всю семью за завтраком

(ведь не сразу после слов «идите завтракать» они собираются).

Вы не сможете точно ответить на эти вопросы, пока не поставите эксперимент по учету времени. Это своеобразное маленькое исследование своей жизни. Не поленитесь и проведите его.
Приступим
Учитываем время
Задача — в течение дня каждые 15 минут отмечать, чем вы заняты.

Например:
9:00 Пью кофе
9:15 Общаюсь с мамой по телефону
9:30 Работаю
9:45 Ищу крем для рук (пока работала показалось, что кожа сильно сухая ;)

Заведите маленький блокнот, который всегда будет под рукой и позволит фиксировать занятия.

Можно учитывать время весь день, но, многих это отвлекает от важных дел. Логичнее выбрать промежуток в 2-3 часа и записывать свои дела только в это время. Сегодня с 9 до 11. Завтра — с 11 до 15 и т.д. Так вы охватите разные промежутки времени и разные дела. Если вы знаете, что в какое-то время дня чаще всего заняты ерундой, уделите этому временному промежутку особое внимание. Исследуйте это время несколько дней.
Используйте «напоминалки»
Постоянно думать о том, что через 15 минут надо что-то записать, не стоит. Используйте для этого таймер. Пусть каждые 15 минут в течение выбранного вами времени он звонит, вы быстро возьмете блокнот и запишите. Потратите на это секунды.

Есть различные программы-таймтрекеры, которые помогают вести учет времени: Toggl, Desktime, Harvest. Но на первом этапе блокнота с ручкой будет более, чем достаточно.
Не анализируйте в процессе
Когда вы что-то записываете, не придавайте этим событиям эмоционального окраса. Например, вы зависли на разглядывании картинок в интернете, а через 15 минут понимаете, что вы продолжили это делать. Просто запишите. Не задумывайтесь о том, полезно то, что вы делаете или нет.

Ваша задача сейчас — не анализировать, а фиксировать. Если вы будете эмоционально реагировать на отслеживание, настроение испортится и все это вам быстро надоест.
Подведение итогов
Когда вы решите, что исследование завершено (кому-то хватает недели, кто-то решает продлить его на месяц), проанализируйте ваши действия. Разберитесь с тем, насколько разумно вы тратите свое время, и какие у вас есть резервы.

1. Посчитайте сколько времени вы реально тратите на работу.
На действия, которые приносят вам деньги.

2. Сколько времени вы тратите на действия, которые помогают организовать работу. Которые нужны, но напрямую на результат не влияют. Возможно, вы сможете эти организационные процессы упростить, что-то делегировать и тратить на это меньше времени.

3. Выпишите пункты, без которых вам не обойтись.
Дойти до метро или до стоянки, где запаркована машина, дождаться лифт и проехать в нем, помыть голову. Исключить эти вещи вы не можете, они будут требовать определенного времени. НО их всегда можно совместить с чем-то.

Например, пообещайте себе, что каждый раз, когда идете к метро, будете следить за тем, чтобы у вас была ровная осанка. 15 минут в день — это 7,5 часов тренировки в месяц. За это время вы, вероятно, привыкнете держать спину ровно. Полезно!

Полчаса в день, чтобы сделать макияж? Это 15 часов в месяц. Слушайте в это время аудиокниги. За месяц вы легко усвоите книги 3. Без дополнительных временных затрат. Просто пока наводите красоту.

4. Посчитайте, сколько времени вы тратите на действия, которые вам вообще не важны и не нужны.
Это и есть скрытые резервы — время, которого вам так не хватает на какие-то дела. Например, очереди. В магазине, аптеке, на почте, да где угодно. Старайтесь максимально исключить их из вашей жизни. Необязательно стоять в банке, чтобы оплатить коммунальные услуги. Для этого есть мобильные приложения.
Эксперимент редакции Womenbz
Я анализировала свои дни по этому методу неоднократно. Но наша жизнь меняется и через какое-то время свои действия нужно снова пропускать через «фильтр». На этот раз к исследованию по учету времени присоединились и мои коллеги.
Дарья Мильштейн
Продюсер проекта «50 историй успеха бизнес-леди»
Я учитывала свое время с 7:45 до 22:10. Поняла, что много работаю за компьютером. Но делаю это набегами — короткими периодами. Нужно сократить количество рабочих промежутков и выделить один или два периода в день для работы. Так будет эффективнее. Ведь после каждого отключения от рабочих процессов нужно снова вникать в суть рабочих дел, а на «разгон» тратится лишнее время.

Чувствую, что настал час делегировать часть своих задач. Так как работы много и на детей остается все меньше времени, а «золотые» дни, когда они маленькие, быстро пролетят.
Евгения Литке
Главный редактор проекта «50 историй успеха бизнес-леди»
Стало понятно, что больше 4 часов без перерыва работать не получается: начинаю отвлекаться на другие дела. Продуктивнее всего работается в отрезок времени, который ограничен какими-то рамками (осталось 15% заряда на ноутбуке или через час будет примерка с клиенткой). В таких случаях я включаюсь в работу максимально и выполняю задачи гораздо быстрее, не распыляюсь на внезапно возникающие мысли вроде: «Ой, я же не решила вопрос с новой «читалкой», надо поискать в интернете».
Мария Овсеец
Журналист проекта «50 историй успеха бизнес-леди»
Мое последнее открытие — когда я работаю, я варю кофе в среднем два раза в час. Мне нравится его вкус, аромат и процесс приготовления. Но совершенно не нравится количество времени, которое я трачу на это. На этой неделе покупаю кофемашину, которая сэкономит мне время. А ритуал приготовления кофе в турке оставлю для приятного начала дня.

Много времени трачу на поиск нужных файлов, документов, таблиц, потому что в ноутбуке царит настоящий хаос. Раньше казалось, что это какие-то лишние секунды. Но за день все это выливается в большое количество зря потраченного времени. Выполнение задач сильно растягивается. Раньше не было желания потратить время на то, чтобы упорядочить файлы. Но теперь поняла, что лучше я выделю время 1 раз, чем буду тратить его каждый день на поиски необходимого.
Результат
Во-первых, вы увидите, сколько времени реально тратите на «пустое». И начнете от этого «пустого» избавляться. Во-вторых, будете знать сколько времени вам нужно на определенное дело. И сможете планировать свой день максимально эффективно.

Проведите эксперимент по исследованию своей жизни и поделитесь своими выводами и придуманными лайфхаками по эффективности в комментариях.
Напишите ваш комментарий