тайм-менеджмент

Как оптимизировать работу с email

Советы по ведению электронной переписки

Автор: Мария Овсеец, журналист womenbz.ru
В 2015 году компания Wrike провела опрос об организации рабочего времени: 40% опрошенных назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе.
Действительно, электронные письма отнимают кучу времени, снижают производительность и даже вводят нас в состояние стресса. Если в папке «Входящие» у вас десятки, а то и сотни непрочитанных писем, вы — в зоне риска. В этой статье учимся работать с электронной почтой эффективно.

Вы удивитесь, но проверка писем — один из видов прокрастинации. Вспомните, что вы делаете, когда не хочется работать? Проверяете почту с мыслями: отвечу на письма, отвлекусь на пару минут. И в этот момент даже не чувствуете вины, ведь переписка тоже часть работы. Но в итоге «пара минут» на проверку растягивается минут на двадцать, а то и больше. И так много раз за день. Тратится куча времени, которая могла бы пойти на дела более полезные.
А как человек обычно проверяет почту? Просматривает письма, некоторые из них читает, а затем оставляет в папке «Входящие» неоплаченную квитанцию за коммунальные услуги, рассылку «Уроки осознанности», которую планирует прочитать позже (и скорее всего, не прочитает никогда), приглашение на Российскую неделю продаж. И это повторяется изо дня в день.

Правда в том, что всё, что вы оставляете в инбоксе почты, вы оставляете и в своей голове. Так или иначе вы возвращаетесь к мыслям об этом. Кроме того, каждый раз, заходя в «ящик», неосознанно испытываете тревогу за то, что письма, а вместе с ними и дела копятся. В итоге складывается целая гора обещаний: обязательно прочитаю полезную рассылку о редактуре текста, посмотрю программу недели продаж, отвечу человеку позже... О многих из них вы забываете, что-то физически не успеваете сделать и корите себя за то, что вы так не собраны.
Что делать?
Отпишитесь от ненужных рассылок

Давайте будем откровенны. Если вы подписались на рассылку о продвижении в Facebook или неожиданных фактах, но за полгода так и не прочитали ни одного письма, вряд ли вы когда-то это сделаете. Каждый раз ваша почта захламляется этими письмами, а вы тратите время на их удаление. Оставьте только те рассылки, которые вы действительно читаете. Чтобы отписаться от ненужных быстро, используйте сервис Unroll.


Проверяйте письма по расписанию

Вы делаете работу, на телефон приходит оповещение о новом письме, и вы тут же отвлекаетесь, чтобы прочесть его. Может, и не читаете сразу, но мозг уже получил «сигнал» и занят посторонними мыслями: ну, что же там пришло (особенно если в этот день вы ждете какое-то важное письмо). Так вы периодически переключаетесь между почтой и выполнением какой-то задачи. В результате продуктивность работы снижается. Потому что максимально результативно мы работаем в «потоковом состоянии», погружаясь в одну задачу целиком.
Быть в потоке — значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную.
— Михай Чиксентмихайи, психолог
Если ваша работа не предполагает молниеносного ответа на письма, отключите оповещения — и на компьютере, и на телефоне. Проверяйте ящик в специально отведенное для этого время. Начните с 3—4 подходов за день, постепенно перейдите к 1—2. Поверьте, ничего страшного не произойдет, если вы не ответите на письмо сразу.


Любопытный факт!

Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса. И вот что они выяснили. Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность.


Используйте технику Inbox Zero («Пустой инбокс»)

Суть проста. Папка «Входящие» после проверки должна быть пуста. Итак, вы смотрите на письмо. Нужно сразу решить его судьбу, не оставлять задачу на потом.
6 видов действий с письмами
Удалить.

Всё, что не требует вашего ответа и/или внимания, нужно сразу удалить. Иногда сложно делать это, мы думаем: а вдруг что, а если пригодится. Но обычно это «вдруг что» так и не наступает.


Делегировать.

Бывают письма, адресованные вам, но фактически отношения к вам не имеют. Вы передаете письмо между людьми, пересылая информацию туда-обратно, тратите на это свои временные и энергетические ресурсы. Делегируйте дела прямым адресатам. Проще один раз связать между собой двух человек, чем играть в «глухой телефон».

Если вы передаете задачу коллеге, но вам необходимо держать ее на контроле, переместите письмо в папку «Контроль». Просматривайте ее несколько раз в неделю и вычищайте письма, задачи по которым решены.
Ответить.

В эту категорию попадают письма, на которые можно ответить в течение нескольких минут. Не откладывайте их на потом. Отвечайте сразу. Так вы освободите свою голову от постоянных мыслей, что вы кому-то еще не ответили. Подвисшие в воздухе ответы на письма приводят нас к состоянию тревожности, которое пожирает энергию. Иногда мы это даже не осознаем.


Сделать.

Письма, которые требуют быстрых действий (не больше 5 минут). Если можете решить дело сразу — сделайте это.


Отложить.

Письма, которые требуют ответа, но вы не располагаете информацией по теме прямо сейчас. Например, нужно уточнить что-то у коллеги. Напишите человеку о причинах задержки и перенесите письмо в специальную папку. Назовите ее «Выполнение». Возьмите за правило просматривать ее раз в день и вычищать сделанное. Если у задачи есть срок выполнения — создайте напоминание в календаре. Если задача требует много времени — зарезервируйте место в своем планировщике для ее выполнения.
Прочитать.

Пришла интересная email-рассылка, но вы не готовы сейчас ее читать, перенесите письмо в папку «Для чтения». Когда у вас появится желание что-то прочесть, зайдете в папку и выберете что-то по желанию. Ну, а если желание так и не появится, по крайней мере письма из рассылок не будут отвлекать вас и забивать голову.

Таким образом, папка входящие будет пуста, мелкие задачи будут решены. А требующие больше времени находятся в папках «Контроль» и «Выполнение». Как только задачи из этих папок решены, удаляйте цепочку писем. Если же хотите сохранить информацию из переписки, архивируйте письма. Но если быть честным, старая переписка очень редко пригождается.

Совет! Если переписка требует долгого общения, длинных разъяснений, попробуйте сменить среду коммуникации. Возможно, решить вопрос по телефону или «Скайпу» получится гораздо быстрее.

А как работаете с почтой вы?
Напишите ваш комментарий