Предприниматель Галия Бердникова, создатель портала Womenbz.ru, делится своими лайфхаками, как управлять временем. Эти рекомендации помогут вам работать более эффективно при меньших усилиях. По сути, это фундамент, с которого начинается строительство продуктивного дня и, в целом, жизни, которой хочется жить. Поэтому посмотрим, что можно сделать, чтобы все успевать.
1. Избегайте бесполезных встреч
Я отказываюсь от всех встреч, собраний и совещаний, от каких только можно. Если можно не встречаться — не встречайтесь. Если без живого общения никак, переносите его в онлайн-пространство. Я использую Skype, чтобы избежать бессмысленных передвижений по городу.
Исключения:
- Встречи, где решаются конфликтные вопросы, а также где нужно показать свое отношение к происходящему или заручиться доверием.
- Мозговые штурмы, на которые мы специально съезжаемся с командой в один город. Чаще всего штурмы посвящены стратегически важным задачам. Мы собираем все необходимые вопросы и планируем график мозговых штурмов сразу на 2–3 дня. Честно говоря, по эффективности это заменяет целый месяц работы в офисе.
Все отчеты и объяснения от сотрудников вы можете получить в письменном виде и обработать в удобное вам время: пока стоите в пробке, едете в метро или ждете в автосалоне свою новую машину.
Что делать, если встречи не избежать?
- Старайтесь максимально переносить встречи в онлайн-пространство, чтобы не быть привязанной к конкретному месту. В конце концов, встреча по Skype — тоже встреча.
- Группируйте задачи, близкие территориально. Например, если на неделе у вас запланировано несколько встреч, то перенесите их на один день в одно кафе и проведите одну за другой.
- Встречаясь с подчиненными, попросите их заранее собрать все доводы и истории в письменном виде. Поверьте, воды в отчетах у них поубавится. Вы ознакомитесь с информацией гораздо быстрее.
- Попросите ответственное лицо написать повестку встречи, составить план решений и отправить их вам до собрания. Скорее всего, решение найдется уже в самом письме, ведь человек внимательно подумает над проблемой и разберется в ней, а не переложит решение на «по ходу встречи». И встреча просто не потребуется.
2. Научитесь говорить «нет»
Говорите «нет» лишним делам, рутинам, бесполезным встречам, вредным привычкам, отвлекающим факторам и даже людям и их просьбам!
Девушки особенно сильно страдают от этой проблемы: мы не умеем отказывать. Мы боимся, что на нас обидятся, что нас не так поймут, что мы покажемся грубыми.
Скажу честно, я любитель говорить «нет». На меня и обижались не раз (родные, семья), и смотрели круглыми глазами, и все в этом духе. Но знаете, привыкли потом. Я помогаю всегда, когда считаю это эффективным, важным, полезным. Но если это мелкая задача, которую может сделать кто-то другой, я отказываюсь или делегирую кому-то еще. Моя жизнь от этого хуже не стала, только лучше.
То есть «нет» надо уметь говорить — и окружающим, которые чего-то от вас хотят (мелкого и бесполезного), и себе, если действие определенно съедает время. Например, просмотр сериалов или ленты в Instagram.
3. Отключите все, что отвлекает
Вспомните себя: работа кипит, как вдруг: дзынь! — пришло письмо на почту. Или сообщение в соцсети. Вы отрываетесь от творческой работы, открываете почту, там видите еще несколько писем, на которые нужно отреагировать. Вы отвлекаетесь. А чтобы снова сосредоточиться, нужно время.
Поэтому:
- Уберите push-уведомления на смартфоне, связанные с лайками или выходом новой версии игры. Оставляйте только самое важное или вообще «ничего».
- Отключите новостную ленту «ВКонтакте», это можно сделать в настройках. Поставьте Mute (тихий режим) на всех лишних чатах в Telegram.
- Уберите на компьютере галочки напоминаний всех приложений. В том числе о входящей почте.
- Уделяйте проверке почты, новых сообщений, Telegram-каналам определенное лимитированное время, которое запланировали заранее, или читайте в пробках/в очереди и так далее.
Не надо начинать свой день с проверки почты и сообщений.
В этом скрыт подводный камень: если в письмах есть что-то, что требует вашего внимания, то ваш день начинает строиться не вами, а людьми, которые вам написали! Ведь чтобы сообщение не потерялось, вы начинаете сразу заниматься этими вопросами, а не запланированными делами. Ваш день подчинен задачам и проблемам других людей!
Более того, с утра мозг не раскачан, и он тонко реагирует на все внешние раздражители. И если с утра в сообщении вам кто-то нагрубил, то весь день может быть испорчен: вы станете расстраиваться, постоянно возвращаться мыслями к ситуации. Энергию, которую вы на это потратите, можно смело конвертировать во временной эквивалент.
4. Не делайте того, чего можно не делать
Каждый раз думайте: а должна ли Я это делать? Или: а могу ли я этого НЕ делать?
Например, а нельзя ли попросить таксиста, чтобы он отвез этот пакет в нужное место за меня? Должна ли я покупать продукты в магазине, а не через интернет-магазин? Могу ли я заказать готовый набор для готовки вместо похода в магазин? Может ли кто-то выложить этот пост вместо меня?
То есть суть в том, чтобы не делать того, чего можно не делать.
5. Уберите из жизни лишнее
Начиная с вредных привычек, заканчивая старыми вещами в доме.
Выкиньте из дома лишнюю одежду (или отдайте тому, кому она нужнее) и лишние вещи, а из головы — ненужные мысли, страхи, сомнения, людей.
Периодически такие чистки нужно устраивать. Потому что новое приходит только туда, где ему есть место. А «старое» будет давить и мешать действовать.
6. Наполняйте себя бизнес-энергией
Этой задаче мы уделяем много уроков на курсе «Путь мечты». Не забывайте, что восполнять энергию надо регулярно, а не раз в месяц. Уделяйте время здоровью, спорту, саморазвитию. Тренируйте уверенность, эмоции. Работайте со страхами, сомнениями. Отмечайте свои результаты, даже маленькие.
Проверяйте иногда, все ли у вас в порядке, не провисает ли какое-то направление. Если все в порядке, то это отражается на вашей энергии в целом и возможности успевать больше.
7. Делегируйте!
Ни один совет, как управлять временем, не сработает, если вы не научитесь делегировать. Делегирование не только даст вам возможность снять с себя рутинные задачи и дела, которые не нравятся или не получаются, но и в принципе позволит улучшить качество жизни и добиться финансовых успехов:
- расширить бизнес;
- подготовить его к самостоятельной жизни, пока вы находитесь в путешествии;
- посвящать больше времени себе и семье.