Тайм-менеджмент

20 коротких советов по управлению временем

Для тех, кто уже устал от своих вечных опозданий и очередных просроченных дедлайнов
1088
10 мин
1088
10 мин
    Текст Екатерина Бочкарева (перевод)
    Фото www.kaboompics.com

    Мы публикуем перевод статьи Lifehack.org, в которой основательница проекта Personal Excellence Селестина Чуа рассказывает о своих лайфхаках, как все успевать.


    20 коротких советов по управлению временем


    1. Ежедневно пишите план

    Планируйте день заранее. Делайте это утром, а лучше — накануне вечером, перед отходом ко сну. План даст вам представление о том, как сложится день. Если вы учтете все детали, сможете застраховать себя от неожиданных авралов. Сразу ставьте себе цель на день — максимально держаться плана.



    2. Устанавливайте сроки для каждой задачи

    Четко определите для себя сроки выполнения заданий. Например, одно нужно сделать к 10 часам утра, другое — к 3 дня, а третье — к 5:30 вечера. Так вы забудете и о неправильном режиме питания, и о вечном затягивании дел.



    3. Пользуйтесь календарем

    Наличие календаря — основа основ для управления временем. Если вы часто сидите в интернете, то электронный календарь вам в помощь. Из наиболее доступных Google Calendar. Синхронизируйте его на смартфоне и других девайсах и в любое время сверяйтесь со своим расписанием, где бы вы ни находились.



    4. Используйте органайзер

    Органайзер помогает быть хозяином своей жизни. Это инструмент номер один для структурирования информации, списков дел, проектов и других задач.


    Совет от редакции Womenbz: прочитайте интервью с Катериной Ленгольд «Как в 23 года стать вице-президентом аэрокосмической компании», в котором она делится своими методами планирования. Там же вы сможете скачать в формате PDF ежедневник «Космос», построенный по ее уникальной системе.


    5. Знайте дедлайны

    Задавайтесь вопросом: когда вам надо завершить свои дела? Отмечайте дедлайны в календаре и органайзере, чтобы знать, когда надо успеть со всем разделаться, и спланировать все заранее.


    6. Учитесь говорить «Нет»

    Не берите на себя больше, чем вам по плечу. Смело и твердо говорите «нет» всему, что вас отвлекает. Или же откладывайте развлечения на потом.



    7. Оставляйте себе запас времени

    Когда планируете прийти тютелька в тютельку, вы либо приходите вовремя, либо опаздываете. Чаще всего, конечно, опаздываете. А вот если планировать все на несколько минут раньше, то шансов прийти вовремя становится куда больше. Применяйте это же правило для деловых встреч. В случае с дедлайнами ставьте их чуть раньше, а не впритык.



    8. Применяйте тайм-боксинг

    Правило этой методики строго ограничивать свои задачи временными рамками и выполнять их в кратчайший срок. Такой подход помогает не ударяться в перфекционизм и не растягивать дела на сто лет.


    9. Поставьте у себя на виду часы

    Иногда мы настолько погружаемся в работу, что теряем чувство времени. Но забыться не выйдет, если прямо перед носом поставить огромные часы, которые будут тикать и напоминать, что время уже поджимает.



    10. Ставьте себе напоминалки за 15 минут

    Почти у всех календарей есть функция напоминаний. Накануне каждой важной встречи устанавливайте их за 15 минут до нее.



    11. Фокусируйтесь

    Бывает с вами такое, что в режиме многозадачности вы не успеваете сделать ровным счетом ничего? Если да, то не разрывайтесь между несколькими задачами, а сделайте что-то одно, но хорошо. Отключите все приложения, закройте в браузере все вкладки, отвлекающие ваше внимание. Целиком и полностью сосредоточьтесь на том, что вы делаете. И вы увидите: эффективность повысится.



    12. Ликвидируйте помехи

    Что отвлекает вас во время работы? Мгновенные сообщения? Телефонные звонки? Оповещения в общих чатах? Лично я почти не сижу в них. Если мне случается в них заходить, то только в свободное от работы время. В противном случае все мое внимание улетит в трубу. Во время выполнения важной задачи я всегда выключаю телефон. Все равно все звонки фиксируются, и я смогу связаться с теми, кто не дозвонился мне, позже. Устраняя отвлекающие факторы, я помогаю себе лучше сосредоточиться.



    13. Отслеживайте затраченное время

    Egg Timer простой и удобный онлайн-таймер. Вы задаете количество времени (например, полчаса или час), а он отсчитывает его. По истечении времени раздается сигнал. Такая штука очень хорошо помогает понять, сколько времени тратится конкретно на ту или иную задачу.



    14. Не зацикливайтесь на мелочах

    Невозможно сделать все идеально и точь-в-точь так, как вы задумывали. Это прямая дорога к неэффективности.


    15. Расставляйте приоритеты

    Так как сделать все и сразу просто невозможно, надо уметь отделять главное от второстепенного и отказываться от ненужного. Применяйте принцип 80/20, который лежит в основе расстановки приоритетов. Это закон Паретто: 80% работы можно сделать за 20% потраченного времени. Не имеет смысла тратить больше времени на то, чтобы долго и нудно корпеть над деталями, если результат будет примерно таким же.


    16. Делегируйте

    Если ваши сотрудники, родственники или коллеги в силах выполнить ваши менее важные дела лучше вас, подумайте о том, чтобы доверить их им. Сняв с себя часть задач, вы сосредоточитесь на более важных делах.

    

    17. Сгруппируйте похожие задачи

    Распределите все свои задачи по категориям. К примеру, мою работу можно раскидать на пять ключевых групп:

    1. Написание текстов (статей и моей будущей книги).

    2. Коучинг.

    3. Развитие воркшопа.

    4. Развитие бизнеса.

    5. Административные функции.

    Я разделяю смежные задачи по группам так, чтобы возникал эффект синергии. Если мне нужно заняться звонками, то я специально отвожу определенное время только на звонки. Это очень ускоряет процесс.



    18. Устраните пожирателей времени

    Что отнимает время вашей работы? Facebook? Twitter? Проверка электронной почты? Прекратите так часто их проверять! Но если вам так сложно остановиться, то удалите закладки и ссылки на эти сайты из вашего браузера и запихайте их подальше в папки закладок. Не держите их на виду, замените отвлекающие закладки действительно полезными сайтами, связанными с работой. Совсем проверять соцсети вы не перестанете, но будете заходить в них гораздо реже.



    19. Цените свое время

    Главная причина, по которой вы ничего не успеваете, вы не умеете вовремя нажать на стоп. Не бойтесь уходить с середины конференций или смело говорить, что вам пора. Иначе конца и края этому не будет, а все ваши дела будут постоянно откладываться на потом.



    20. Делайте паузы между делами

    Не ставьте дела впритык друг к другу. Оставляйте перерывы в 5–10 минут между разными задачами. Так вы завершите предыдущее дело до конца и сможете спокойно приступить к новому.